Política de Privacidade

Dados do escritório e dos clientes

A Roota organiza cadastros, conversas, formulários, documentos e compromissos registrados pelos escritórios. O escritório define a finalidade e a base legal do uso dos dados de seus clientes. A Roota mantém os recursos de organização e acesso; informações de conta e solicitações de suporte são utilizadas para administrar o serviço.

Acesso e arquivos

O acesso interno exige autenticação e vínculo com o escritório. Chats internos são restritos aos participantes. Os arquivos são guardados em armazenamento privado. Conexões externas são configuradas pelo escritório e suas credenciais ficam protegidas no servidor.

Cookies e dados no navegador

O aplicativo usa dados essenciais de sessão e armazenamento local para manter o login, a visão comercial selecionada, rascunhos temporários de prompts, o estado dos avisos, o progresso dos guias e quais conversas já foram lidas, além das etiquetas de campanha do link de entrada (utm), guardadas só durante a visita para acompanhar a ficha de qualificação. Esses dados não representam consentimento para publicidade. Não foram adicionados pixels de publicidade ou ferramentas de terceiros de análise de audiência no código do aplicativo. Dentro do app, a Roota conta de forma agregada quais telas cada escritório abre por dia (sem conteúdo nem dados de clientes), para decidir o que melhorar. A hospedagem e serviços externos podem usar seus próprios mecanismos essenciais; seus termos devem ser consultados separadamente.

Você pode sair da conta e apagar os dados deste site nas configurações do navegador. Apagar a sessão exige novo login; preferências e avisos salvos neste dispositivo também podem ser redefinidos.

Ficha de qualificação

Para analisar um pedido de acesso, a Roota recebe nome do escritório e do(a) responsável, e-mail, telefone, site (opcional), número da OAB com a seccional, cidade e respostas sobre o perfil do escritório. Também guarda, se houver, a resposta opcional sobre como conheceu a Roota e as etiquetas de campanha do link que trouxe a pessoa ao site (utm_source e utm_campaign, como "instagram"), apenas para saber quais canais de divulgação funcionam. Esses dados servem apenas para avaliar a solicitação, conferir a inscrição na OAB e entrar em contato sobre o acesso (LGPD, art. 7º, V: procedimentos preliminares a contrato). Não são vendidos nem usados para publicidade de terceiros. Fichas não aprovadas podem ser arquivadas e removidas mediante solicitação.

Google Workspace e notificações

Quando o escritório conecta a própria conta Google: documentos podem ser guardados no Google Drive do escritório (a Roota guarda apenas a referência); reuniões e prazos são copiados para a Agenda Google com título e horário, e os compromissos já existentes nessa agenda são exibidos na Roota apenas para consulta; e-mails a parceiros saem pelo Gmail do escritório. Esses dados passam a ficar também na conta Google do escritório, que responde por eles nesse serviço. Pedidos de exclusão ou anonimização na Roota removem os arquivos e eventos ligados ao cliente nessa conta. As notificações no celular ou computador passam pelos serviços de push do navegador (Google, Apple, Mozilla ou Microsoft) sem nenhum conteúdo: o aviso tem texto fixo, sem nomes, processos ou mensagens, e pode ser desligado a qualquer momento.

Integrações e inteligência artificial

WhatsApp, formulários (Jotform, Yay Forms) e provedores de IA tratam dados conforme seus próprios serviços. O escritório deve avaliar a necessidade de compartilhamento, base legal, condições de transferência internacional e configurações de cada fornecedor. Respostas geradas por IA precisam de revisão profissional. Importar um documento não significa validar seu conteúdo.

No aceite de propostas, quando o escritório tem o e-mail do cliente na ficha, a Roota envia a esse e-mail um código de uso único para confirmar a resposta; o código é guardado apenas cifrado (hash) e apagado após o uso. Ficam registrados o nome e o documento informados, data, hora, endereço IP, navegador e uma impressão digital do conteúdo aceito, como evidência para o escritório e para o cliente. Documentos assinados pelo gov.br ou com certificado digital são feitos fora da Roota; o PDF assinado anexado fica nos documentos do cliente, com o mesmo cuidado dos demais arquivos.

Nas ferramentas de PDF, juntar e separar arquivos acontece no navegador de quem usa: os arquivos não são enviados nem guardados pela Roota. O resumo de PDF extrai o texto no navegador e envia apenas esse texto à IA, com dados pessoais mascarados, somente quando o administrador do escritório autorizou a IA para arquivos; cada resumo fica no registro de segurança.

Fornecedores que tratam dados

Para funcionar, a Roota usa estes fornecedores, cada um apenas para a sua finalidade:

• Hospedagem, banco de dados, login e arquivos: Supabase e Cloudflare.
• Inteligência artificial: Google Gemini, com a chave do próprio escritório. Nomes, telefones, e-mails e documentos são mascarados antes do envio sempre que possível.
• WhatsApp: Meta (conexão oficial) ou Z-API (QR Code), conforme a escolha do escritório.
• Google Workspace: Drive, Agenda e Gmail do próprio escritório, quando ele conecta a conta.
• E-mails da plataforma: serviço de envio de e-mails transacionais da hospedagem (avisos de acesso, convites e suporte).
• Acompanhamento processual: APIs públicas do CNJ: DataJud, consultada só com o número do processo, e DJEN (Diário de Justiça Eletrônico Nacional), consultado só com o número da OAB do advogado.
• Notificações: serviços de push do navegador, sem conteúdo.

Alguns desses serviços ficam fora do Brasil; a transferência segue as hipóteses do art. 33 da LGPD.

Por quanto tempo guardamos

• Dados de clientes, conversas e documentos: enquanto o escritório usar a Roota ou até ele pedir exclusão ou anonimização.
• Cópias técnicas das mensagens recebidas da Meta: 30 dias.
• Registro de segurança (acessos, exportações e alterações sensíveis): 2 anos.
• Publicações do DJEN já conferidas: 1 ano (o prazo criado e a anotação ficam no caso).
• Escritório encerrado: os dados são excluídos pela administração da Roota após o encerramento, salvo obrigação legal.
• Planilhas exportadas e arquivos baixados ficam sob responsabilidade de quem baixou.

Direitos e exclusão

O administrador do escritório pode consultar solicitações LGPD, exportar registros vinculados e executar exclusão ou anonimização conforme a situação. Cópias baixadas, informações copiadas manualmente em conversas privadas, arquivos nos serviços externos e backups exigem revisão separada. Obrigações legais podem exigir retenção de determinados registros. A exclusão na Roota não apaga automaticamente a resposta original no Jotform ou a conversa no WhatsApp. Conteúdo sem vínculo confiável com o titular exige revisão específica antes de declarar a solicitação integralmente concluída.

Critério profissional e OAB

Cadastros, faixas etárias e documentos gerados não determinam capacidade civil nem validam representação. Indicações, satisfação e comunicações devem respeitar o sigilo profissional, o Código de Ética e o Provimento OAB nº 205/2021. A Roota não certifica conformidade nem substitui a avaliação jurídica do escritório.

Solicitações

Clientes de um escritório devem procurar o responsável pelo atendimento para pedidos relativos ao seu caso. Usuários da Roota podem abrir um chamado na área Suporte ou solicitar contato com a Roota. A identidade e a autorização de quem solicita devem ser verificadas antes de compartilhar ou remover dados.

Canal para assuntos de privacidade e direitos do titular (LGPD, art. 18): contato@rootacrm.com.